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Piano delle cartelle
Una cartella che si capisce da sola anche fra tre anni, e un archivio che la descrive senza spostare niente.
Una buona cartella si riconosce perché la capisci anche dopo tre anni, senza ricordarti come l’avevi pensata. Il corso propone un piano semplice, che poi adatti alle tue banche e ai tuoi documenti.
Una cartella per intermediario
Ogni banca o broker ha la sua cartella, e dentro tre cassetti: estratti, rendiconti, contratti. I KID e le comunicazioni vanno insieme ai contratti del prodotto a cui si riferiscono. In più ci sono due cartelle speciali: «entrata», dove lasci i file appena scaricati, e «copie», dove l’archivio sposta i doppioni che trova.
La cartella «entrata»
È l’unica che tocchi davvero. Scarichi un documento, lo lasci lì e basta. Quando apri l’archivio, l’assistente lo legge, capisce di che banca è e di che periodo parla, controlla che non ci sia già e ti propone dove metterlo. Tu confermi con un clic, oppure correggi.
I nomi dei file
Sempre nello stesso ordine: intermediario, tipo di documento, periodo. Per esempio «Banca A, rendiconto, 2024». Il nome serve a te, per leggere la cartella a colpo d’occhio; l’archivio, per riconoscere i documenti, guarda il contenuto. Se un file arriva con un nome incomprensibile, l’assistente ne propone uno nuovo leggendo la prima pagina.
Quando un documento non si capisce
Capita con le scansioni storte, con le lettere senza intestazione, con i rendiconti che riportano tre date diverse. In questi casi l’assistente non indovina: ti dice che cosa ha trovato e dove ha dubbi. Il corso ti insegna a fargli le domande giuste, per esempio «quale data indica il periodo del documento e quale la data di stampa?», e a verificare la risposta guardando il PDF.
L’assistente propone, tu confermi. Nessun documento cambia posto senza il tuo sì.
Le copie di sicurezza
Una volta a settimana l’archivio copia la cartella su un disco esterno e tiene le ultime tre versioni. Se un giorno sposti per errore un file, torni a quella della settimana prima. La copia non va mandata a nessuno, nemmeno a noi: resta a casa tua.
Il piano è un punto di partenza. Chi ha un solo conto lo semplifica in dieci minuti; chi ha sei intermediari aggiunge una cartella per ognuno e lascia tutto il resto uguale.